Fallstudien

HINTERGRUND

Vom Digital Communications Event-Team bei E.ON wurden wir bereits in der frühen Planungsphase ihrer bevorstehenden Mitarbeiterversammlung angesprochen. Der Hauptzweck der Veranstaltung war es, zwei Mitarbeiterteams des Unternehmens erstmals zusammen zu bringen – das Digital-Team und das Information Technology-Team. In den nachfolgenden Monaten sollen die beiden Teams zu einer gemeinsamen Einheit „Digital Technology“ zusammengelegt werden. Das Event-Team wurde mit der Organisation einer Veranstaltung beauftragt, die dem genannten Zweck dient: nämlich den Kollegen eine einzigartige Gelegenheit zu bieten, ein besseres Verständnis der Tätigkeit des jeweils anderen Teams zu gewinnen, sich über die gemeinsame Strategie auszutauschen und Schwung zu nehmen für eine neue gemeinsame Schaffenskultur.

An der Veranstaltung in Düsseldorf nahmen 479 Kolleginnen und Kollegen teil – weitere 200 Mitarbeiter aus sieben verschiedenen Ländern stießen per Videokonferenzschaltung hinzu. Die zweitägige Veranstaltung bot Beiträge von 30 Gastreferenten, eine Ansprache des E.ON Vorstandsvorsitzenden, Breakout-Sitzungen sowie ein Abend mit Gelegenheit zur Vernetzung. Parallel zum Meeting wurde ein Marktplatz mit fünf externen und zehn internen Ausstellern mit der Gelegenheit geboten, deren Produkte und Dienstleistungen kennenzulernen, Informationen untereinander auszutauschen und sich mit den Event-Teilnehmern zu vernetzen.

DIE AUFGABE

Nachdem sich das Event-Team von E.ON ein Bild machen konnte von unseren auf LinkedIn empfohlenen Smart-Wearables und unserer Engagement-Plattform zur Einbeziehung der Veranstaltungsteilnehmer, interessierte sich der Kunde für unsere interaktiven Smart-Badges, um die Vernetzung der Teilnehmer und die Zusammenarbeit untereinander zu fördern und um eine Event-Technologie bereitzustellen, die den technischen Charakter der Veranstaltung widerspiegelt. Darüber hinaus sollte dieses wichtige Event mit einem unterhaltsamen Element aufgelockert werden.

Die letzte Stimmungslage hatte eine gewisse ablehnende Haltung unter den Kolleginnen und Kollegen durchscheinen und Bedenken hinsichtlich einer künftigen Zusammenarbeit innerhalb der neuen Einheit „Digital Technology“ erkennen lassen. Die Veranstaltungsinitiatoren waren bemüht, diese Bedenken zu zerstreuen. Das All-Hands-Meeting sollte dazu dienen, die Mitarbeiter zu motivieren und davon zu überzeugen, die Unternehmensführung bei ihren Bemühungen zu unterstützen. Außerdem sollten erste organisatorische Schritte zur Zusammenführung der beiden Teams in die Wege geleitet werden. Die Veranstaltung stand daher treffend unter dem Motto „Mission Possible“ (und nicht etwa Mission Impossible!), um den Kolleginnen und Kollegen zu beweisen, dass Zusammenarbeit möglich ist. Um die Situation etwas zu entkrampfen wurde während der gesamten Veranstaltung und bei passender Gelegenheit eine spielerische Spionage‑Schnitzeljagd thematisiert.

ERGEBNIS

Zusammenarbeit und Vernetzung

Da eines der Hauptziele der Veranstaltung darin bestand, die Vernetzung der (neuen) Team-Kolleginnen und -Kollegen untereinander zu fördern, boten sich unsere Wearable Smart-Badges in perfekter Weise an, um die Mitarbeiter der verschiedenen Teams miteinander ins Gespräch zu bringen. Die Badges trugen so dazu bei, das „Eis zu brechen“ und ermöglichten es den einzelnen Mitarbeitern, per einfachem Klick mit dem Badge auf unkomplizierte Art Kontaktdaten

auszutauschen. Im Verlauf der Veranstaltung kamen so 21.479 Beziehungen und pro Person durchschnittlich 45 ausgetauschte Kontaktinformationen zustande. Dank unserer Event App konnten die Teilnehmer alle ihre Interaktionen in Echtzeit nachverfolgen und sich Notizen machen über ihre im Verlauf des Events zustande gekommenen neuen Beziehungen.

Das Event-Team integrierte die Live-F+A- und Echtzeit-Polling-App Sli.do in die Event App. Auf diese Weise hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen zu stellen und mit den Referenten auf der Bühne zu kommunizieren. Damit signalisierten die Veranstalter gegenüber den Teilnehmern, dass deren Ideen und Meinungen Beachtung finden und dass ihnen beste Möglichkeiten geboten werden, sich bei der Veranstaltung direkt einzubringen.

Personalisierte Event App

Die Smart Wearables-Plattform umfasst auch eine personalisierte Event App, die es den Teilnehmern ermöglicht, ihr Profil zu verwalten und vor, während und nach dem Event auf wichtige veranstaltungsbezogene Informationen zuzugreifen. Die Teilnehmer konnten so bereits vor Eintreffen am Veranstaltungsort auf die App zugreifen, in Ruhe ihr Profil anlegen und ihren Aufenthalt planen. Weiter Funktionen der App umfassen die Veranstaltungsagenda, Referenten‑Infos, einen Lageplan, sämtliche geknüpften Beziehungen und einiges mehr. So konnten die Teilnehmer ihre persönlichen Aktivitäten auf dem All-Hands-Meeting von Anfang bis Ende bequem und ohne Papierkram zentral verwalten.

Smart Match

Die Smart Match-Funktion der Engagement-Plattform unterstützt den Benutzer beim Finden von Personen mit kompatiblen Interessenlagen zum Zweck der Kontaktaufnahme durch entsprechende Empfehlungsvorschläge in der Event App. Im Zuge dieses Events erfolgten über 170 Besprechungsanfragen – eine ermutigende Statistik für die Veranstalter, deren Hoffnung es war, die Kolleginnen und Kollegen zusammenzubringen, um Beziehungen aufzubauen.

Spaßfaktor

Das Event-Team hatte sich zum Ziel gesetzt, ein lockeres und spielerisches Element in das Meeting einfließen zu lassen. Zu diesem Zweck wurde auf der Tagesordnung auch Zeit für eine kurzweilige Spionage-Schnitzeljagd eingeplant. Dieses Spaßangebot erwies sich als äußerst effektiv, um die Teilnehmer zum Mitmachen zu bewegen. Auf diese Weise wurde das Networking unter den Teilnehmern gefördert ebenso wie die Auseinandersetzung mit den Ausstellerinhalten, und nicht zuletzt verlieh diese Lockerungsübung dem Event eine positive Note.

Die Schnitzeljagd drehte sich um zehn Touch Points, die am Veranstaltungsort verteilt an strategischen Stellen der Ausstellerstände des Marktbereichs versteckt wurden. So konnten die Teilnehmer auf unverfängliche Art in diese Bereiche gelotst werden, um mit den Ausstellern ins Gespräch zu kommen. Jedes Mal, wenn ein Teilnehmer einen Touch Point erfolgreich aufgestöbert und angeklickt hatte, wurde er/sie mit 10.000 Punkten belohnt. Die Touch Points ermöglichen es den Ausstellern, per Smart-Klick Inhalte an die Teilnehmer zu senden. Durch Anklicken eines Touch Point können sich die Teilnehmer Informationen und Inhalte direkt auf ihre App senden lassen.

Während der Dauer der Veranstaltung hatten die Teilnehmer auch die Gelegenheit, Punkte zu sammeln für Kontaktaufnahmen mit Marktausstellern und für den Kontaktaustausch mit Kollegen.

Dabei konnten die Teilnehmer über ihre Event App in jedem Moment den Stand der Rangliste der Mitspieler nachverfolgen, und die drei besten Mitspieler wurden mit einem hochwertigen Preis bedacht. Der Preisgewinn spiegelte in perfekter Weise den Sinn der Veranstaltung und das Publikum wider und erfüllte seinen Zweck als hervorragenden Anreiz für alle, mitzumachen.

Orientieren der Teilnehmer mittels Leuchtsignal-Paging

E.ON hatte den Bedarf, seine Veranstaltungsteilnehmer zu orientieren und die Besucherströme problemlos zu den einzelnen Breakout-Sitzungen leiten zu können. Die Breakout-Sitzungen waren als Themen-vertiefende Veranstaltungen gedacht, bei denen jeder Teilnehmer die Gelegenheit hatte, mehr über die Tätigkeit des anderen Teams zu erfahren. Dabei rotierten die einzelnen Teilnehmergruppen zwischen vier verschiedenen Breakout-Sitzungen. Das Leuchtsignal-Paging der Smart-Badges trug ganz erheblich dazu bei, die logistische Herausforderung der Besucher‑Signalisierung zur Teilnahme an unmittelbar bevorstehenden Breakout-Terminen zu bewältigen, indem dies durch entsprechende Blinklichtsignale der Badges angezeigt wurde. Dabei wurde jeder Gruppe eine bestimmte Blinklichtfarbe zugewiesen, so dass sich die einzelnen Sitzungsteilnehmer an der aufleuchtenden Farbe erkennen konnten.

Veranstaltungsresonanz

Zum Abschluss der Veranstaltung wurde jeder Teilnehmer gebeten, eine kurze Feedback-Umfrage über die Sli.do App auszufüllen. Daraus ergab sich ein überwältigend positives Echo, was in beeindruckender Weise die Veranstaltungsziele des Event-Teams bestätigte. Die Teilnehmer wurden außerdem gefragt, welches Schlagwort am besten ihren Eindruck beschreiben würde. Die Ergebnisse wurden dann in einer „Wortwolke“ veranschaulicht. Die Veranstalter waren begeistert zu vernehmen, dass das am meisten genannte Schlagwort der Begriff „Connected“ war und somit im Einklang stand mit einem der wichtigsten Veranstaltungsziele – nämlich dem Knüpfen von Beziehungen unter den Mitarbeitern durch kollegialen Austausch und Networking.

ÜBER DEN KUNDEN

E.ON ist mit weltweit rund 43.000 Mitarbeitern einer der führenden globalen Energiedienstleister. Das Unternehmen entwickelt innovative und wegweisende Energielösungen mit einem klaren Fokus auf drei starke Kerngeschäftsbereiche – Energienetze, Kundenlösungen und erneuerbare Energien.